Privatlivspolitik for behandling af personoplysninger hos Hammer Andersen i/s, Hammer Andersen Industrial ApS og Hammer Andersen ApS
1.1 Dette dokument vedrører Hammer Andersen I/S, CVR-nr 29231974, Hammer Andersen Industrial ApS, CVR-nr. 41350075 og Hammer Andersen ApS, CVR-nr. 41350075 med registreret adresse Virumvej 90 B, 2830 Virum og Skæringvej 94, 8520 Lystrup (“Ham-mer Andersen”, “vi” eller “os”) og indeholder Hammer Andersens Privatlivspolitik ved-rørende behandling af Personoplysninger, som er nærmere beskrevet i dette dokument (denne ”Privatlivspolitik”).
1.2 Vi er en rekrutteringsvirksomhed, og behandler personoplysninger med det formål at besætte stillinger hos vores kunder samt at hjælpe mennesker videre i deres karriere.
2. DEFINITIONER
2.1 “Gældende persondatalovgivning” henviser til den generelle forordning om databe-skyttelse (forordning nr. 2016/679), som suppleres og gennemføres ved lov nr. 502 af 23. maj 2018 (Databeskyttelsesloven) og relateret national lovgivning, samt Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2002/58/EF af 12.juli 2002 om behandling af personop-lysninger og beskyttelse af privatlivets fred i den elektroniske kommunikationssektor (E-Privacy direktivet) samt nationale implementeringer heraf.
2.2 “Personoplysninger” betyder enhver form for information om en fysisk person, der direkte eller indirekte kan identificeres ved en identifikator som eksempelvis navn, adresse, lokaliseringsdata eller IP-adresser.
2.3 “Behandling” betyder enhver aktivitet, som personoplysninger gøres til genstand for som eksempelvis indsamling, organisering, opbevaring, sletning eller videregivelse.
2.4 “Dataansvarlig” henviser til os i dette tilfælde, idet vi afgør, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages Behandling af Personoplysninger.
3. BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER
3.1 Vi Behandler følgende Personoplysninger om dig, hvis du registrerer dig i vores CV-database eller ansøger en stilling via vores website:
(a) e-mail;
(b) fulde navn;
(c) adresse;
(d) statsborgerskab;
(e) køn;
(f) fødselsdato;
(g) mobilnummer;
(h) uddannelsesniveau; samt
(i) CV.
Ovenstående Behandling af Personoplysninger er nødvendig for at registrere dig i CV-databasen eller for at kunne ansøge en stilling.
3.2 Derudover kan vi Behandle følgende oplysninger om dig som registreret i CV-databasen, hvis du har givet os disse:
(a) hvilke brancher du har været i de sidste 5 år;
(b) hvilket geografisk område du vil arbejde i;
(c) om du ønsker at flytte nuværende bopæl;
(d) indikation om lønniveau;
(e) hvilke sprog du taler og skriver på forretningsniveau;
(f) om du er underlagt kunde-og/eller konkurrenceklausul;
(g) ansøgning;
(h) billede; og
(i) øvrige dokumenter i form af eksamensbeviser.
3.3 I specifikke tilfælde kan vi også Behandle følgende Personoplysninger om dig:
(a) fra dine eventuelle referencer kan vi få yderligere oplysninger om dig som kandi-dat til en mulig stilling, og disse informationer kan indeholde Personoplysninger om dig;
(b) oplysninger om dig fra en eventuelt udfyldt personligheds- eller evnetest;
(c) oplysninger af dig som vi nedskriver, når du er til samtale hos os;
(d) straffeattest, hvis den specifikt efterspørges af vores kunde; og
(e) offentliggjorte tilgængelige oplysninger, som du har på din LinkedIn og Facebook profil.
3.4 Ved tilmelding til vores jobagent registrerer vi din e-mail. Hvis du har givet os følgende oplysninger, så Behandler vi også: dit fulde navn, hvilke arbejdssteder, stillingsbetegnelser samt brancher du er interesseret i.
3.5 Vi Behandler følgende Personoplysninger om dig, når du registrerer dig hos os som Virksomhedskunde:
(a) kontaktoplysninger på specifikke medarbejdere hos virksomheden, i form af navn, e-mailadresse, telefonnummer;
(b) kontaktoplysninger i form af fulde navn på de medarbejdere hos virksomheden, der skal uddannes i vores services;
(c) CVR-nummer; og
(d) betalingsoplysninger.
3.6 Vi Behandler følgende Personoplysninger om dig, når tilmelder dig vores nyhedsbrev:
(a) navn på den virksomhed, hvor du er ansat;
(b) fulde navn; og
(c) e-mail.
4. FORMÅLET MED BEHANDLINGEN
4.1 Vi Behandler ovenstående Personoplysninger med følgende formål:
(a) for at kunne registrere dig i vores database, for at kunne behandle din ansøgning, for at tilgængeliggøre og levere vores Services;
(b) for at kunne administrere vores kundeforhold med dig og for at kunne tilgængeliggøre og levere vores Services til dig;
(c) for at informere dig om servicemeddelelser og kommunikere med dig; og
(d) for at levere marketingsmateriale fra os.
5. AUTOMATISKE INDIVIDUELLE AFGØRELSER, HERUNDER PROFILERING
5.1 Dine Personoplysninger er ikke genstand for en automatisk behandling.
6. RETSGRUNDLAG
6.1 I det følgende kan du for hvert behandlingsformål se, på hvilket grundlag vi behandler dine Personoplysninger:
| Personoplysning | Formål | Behandlingsgrundlag |
- e-mail; - fulde navn; - adresse; - statsborgerskab; - køn; - fødselsdato; - mobilnummer; - uddannelsesniveau; samt - CV. | At kunne registrere dig i vores database, for at kunne behandle din ansøgning, for at tilgængeliggøre og levere vores Services. Punkt ovenfor: 4.1(a). | Du har givet samtykke til, at behandlingen af Person-oplysningerne kan ske på tidspunktet for din regi-strering. |
- hvilke brancher du har været i de sidste 5 år; - hvilket geografisk område du vil arbejde i; - om du ønsker at flytte nuværende bopæl; - indikation om lønniveau; - hvilke sprog du taler og skriver på forretningsniveau; - om du er underlagt kunde-og/eller konkurrenceklausul; - ansøgning; - billede; - øvrige dokumenter i form af eksamensbeviser; - oplysninger af dig som vi nedskriver, når du er til samtale hos os; - oplysninger om dig fra en eventuelt udfyldt personligheds- eller evnetest; og - offentliggjorte tilgængelige oplysninger, som du har på din LinkedInprofil. | At kunne behandle din ansøg-ning, for at tilgængeliggøre og levere vores Services. Punkt ovenfor: 4.1(a). | Behandlingen er nødvendig for at kunne forfølge vores legitime interesser. Vores legitime interesse i Behandlingen er at finde den rette kandidat til en konkret stilling. |
| - fra dine eventuelle referencer kan vi få yderligere oplysninger om dig som kandidat til en mulig stilling, og disse informationer kan indeholde Personoplysninger om dig | At kunne behandle din ansøg-ning, for at tilgængeliggøre og levere vores Services. Punkt ovenfor: 4.1(a). | Du har givet samtykke til, at behandlingen af Person-oplysningerne kan ske. Samtykket indhentes via e-mail, når det er relevant for en specifik stilling. |
- straffeattest, hvis den specifikt efterspørges af vores kunde. | At kunne behandle din ansøg-ning, for at tilgængeliggøre og levere vores Services. Punkt ovenfor: 4.1(a). | Du har givet samtykke til, at behandlingen af Person-oplysningerne kan ske. Samtykket indhentes via e-mail, når det er relevant for en specifik stilling. |
VIRKSOMHEDSKUNDER - kontaktoplysninger på specifikke medarbej-dere hos virksomhe-den, i form af navn, e-mailadresse, telefon-nummer; - kontaktoplysninger i form af fulde navn på de ansatte hos virk-somheden, der skal uddannes i vores ser-vices; - CVR-nummer; og - betalingsoplysninger. | At kunne administrere vores kundeforhold med dig og for at tilgængeliggøre og levere vores Services. Punkt ovenfor: 4.1(b). | Behandlingen er også nød-vendig for at overholde en retlig forpligtelse, der på-hviler os, da vi skal opbeva-re visse oplysninger, grun-det krav i Bogføringsloven. Se mere under afsnit 10. |
- navn, - e-mail, og - telefonnummer. | At informere dig om servicemeddelelser og kommunikere med dig. Punkt ovenfor: 4.1(c). | Behandlingen er nødvendig for at kunne forfølge vores legitime interesser i at kommunikere med dig. |
- navn på den virksomhed, hvor du er ansat i; - fulde navn; og - e-mail. | At levere marketingsmateriale fra os. Samtykket gives ved tilmelding af nyhedsmails på vores hjem-meside. Punkt ovenfor:4.1(d). | Du har givet samtykke til, at Behandlingen af Person-oplysningerne kan ske. |
6.2 Du har ubetinget ret til at gøre indsigelser mod Behandling af dine Personoplysninger til brug for direkte marketing. Du har også ret til at tilbagekalde dit forudgående sam-tykke. Tilbagekaldelsen af dit samtykke har ingen konsekvenser for den lovlige Behandling af Personoplysningerne forud for tilbagekaldelsen, ligesom vi fortsat må Behandle dine Personoplysninger på andet retligt grundlag, bortset fra direkte marketing.
6.3 Hvis du gør indsigelse mod Behandlingen af dine Personoplysninger, som behandles på baggrund af vores legitime interesser, vil vi straks ophøre med at behandle dine oplysninger til disse formål.
7. MODTAGERE AF PERSONOPLYSNINGER
7.1 Vi kan dele og videregive dine Personoplysninger til følgende relevante modtagere:
(a) Medarbejdere hos rekrutteringsvirksomhederne Hammer Andersen I/S, Hammer Andersen Industrial ApS og Hammer Andersen ApS;
(b) eksternt rekrutteringssystem og CV-database fra Talentech Danmark ApS, herun-der Talentech Talent Recruiter, som leverandør af CV-databasen;
(c) eksterne udbydere af personlighed- og evnetests; e-stimate fra e-stimate ApS, Wave fra Saville Consulting Danmark A/S og Extended Disc fra HR Solutions A/S.
(d) vores partner Certa Intelligence & Security A/S til at foretage baggrundscheck – hvis aktuelt, vil du give særskilt samtykke til videregivelse af dine Personoplysninger;
(e) vores kunder, hvis du har givet dit samtykke til, at vi videregiver dine Personop-lysninger, og
(f) eksterne revisorer, rådgivere og offentlige myndigheder.
7.2 Vi følger Datatilsynets vejledning om overførsel af Personoplysninger til tredjelande.
7.3 Når du besøger vores website, kan du blive henvist til andre hjemmesider, hvor Be-handlingen dine Personoplysninger ikke er under vores kontrol. De andre hjemmesiders privatlivspolitik regulerer Behandlingen af dine personoplysninger på det pågældende website.
8. BESVARELSE AF JURIDISKE HENVENDELSER OG FOREBYGGELSE AF SKADE
8.1 Vi kan tilgå, bevare og dele dine Personoplysninger til besvarelsen af en juridisk hen-vendelse (eksempelvis ransagningskendelser, retskendelser, indstævninger eller lig-nende), eller, hvis det er nødvendigt for at opdage, forhindre eller påtale svindel eller anden ulovlig aktivitet, beskytte os selv, dig eller andre brugere, herunder som en del af en efterforskning.
9. COOKIES, PIXELS OG ANDRE SYSTEMTEKNOLOGIER
9.1 Vi indsamler og gemmer information ved at anvende teknologi såsom cookies, pixels og lokal lagring (på din browser eller enhed).
9.2 Vores website leverandør er Dan ApS. Dataansvarlig for hjemmesiden er Hammer An-dersen. Databehandler for hjemmesiden er Dan ApS https://www.dan.dk/. Data for Dan ApS opbevares i Danmark. Dog er der integration på hjemmesiden fra Talentech Talent Recruiter. De pågældende er Databehandlere for deres respektive integrationer. Se evt. længere oppe i teksten.
9.3 Hjemmesiden og vores rekrutteringssystem bruger to forskellige sæt af første-part coo-kies under sine operationer. Det første sæt er såkaldte session-cookies, der er nødven-dige for at identificere brugerne og give dem mulighed for at logge ind i systemet, op-datere deres CV eller ansøge om stillinger. Det andet sæt består af Google Analytics-cookies, der bruges til at indsamle rapporter om besøg på webstedet, og at forfine bru-geroplevelsen og brugervenlighed. Alle cookies er første-cookies og indsamler anony-me data. Alt data er for strengt internt brug og deles ikke med nogen tredjeparter.
10. OPBEVARING AF PERSONOPLYSNINGER
10.1 Når du er oprettet i vores CV-database eller har søgt en stilling hos os, så kan du se nogle af de Personoplysninger vi har om dig ved at logge ind med dit brugernavn og password. Du kan altid selv slette din profil i vores CV-database. Du kan også bede Hammer Andersen om at slette dine data hos os.
10.2 Vi opbevarer dine Personoplysninger i den følgende periode:
| Kategori af Per-sonoplysninger | Slettefrist |
| Søgning af konkret stilling | Når du ansøger en stilling gennem systemet, så sletter vi automatisk dine data efter 6 måneder. En måned før periodens udløb, sender vi dig en påmindelsesmail, hvor vi spørger dig om du vil fortsætte i vores CV-database. Denne skal accepteres ellers sletter vi dine data. |
| Oprettelse i CV-databasen | Hvis du opretter dig i vores CV-database, så sletter vi automatisk dine data efter 18 måneder. En måned før periodens udløb, sender vi dig en påmindelsesmail, hvor vi spørger dig om du vil fortsætte i vores CV-database. Denne skal accepteres ellers sletter vi dine data. |
| Straffeattest | Straffeattest, indhentes i relevante tilfælde via dig. Du vil skulle give samtykke hertil, selvom det er dig selv som indhenter straffeattesten. Du skal også give samtykke til at vi udleverer attesten til vores kunde. Vi sletter attesten hos Hammer Andersen efter fremsendelse til vores kunde. |
| Kommunikation via LinkedIn | Vi kommunikerer ofte med kandidater via LinkedIns e-mail system. Disse e-mail dialoger vil blive slettet senest efter 6 måneder. LinkedIn data og e-mails via LinkedIns mailsystem opbevares hos LinkedIn. |
| Personlighedstest og/eller evnetest | VI kan indsamle oplysninger om dig, hvis du skal udfylde en personlighedstest eller evnetest. Du vil altid selv modtage en fuld rapport på dine analyser, således, at du ser samme rapport/materiale, som både Hammer Andersen og evt. virksomheden, som du præsenteres for. Rapporterne vil blive opbevaret i hos vores personanalyseleverandør (se leverandører i pkt. 7.1) i op til 6 måneder, hvorefter de slettes. |
| Baggrundscheck | Rapporter og data tilvejebragt via Certa Intelligence & Security’s baggrundscheck slettes både hos Certa og Hammer Andersen efter afsluttet behandling. Du skal give særkilt samtykke til baggrundscheck, samt de områder vi typisk ønsker belyst. Du skal også give samtykke til at vi udleverer baggrundscheckets resultat til vores kunde. |
| Korrespondance mellem Hammer Andersen og kandidater | Korrespondance mellem Hammer Andersen og kandidater slettes efter 6 måneder. Bemærk, at hvis du ansøger på e-mail, så vil du blive bedt om at ansøge via vores rekrutteringssystem. Din fremsendte e-mail vil straks herefter blive slettet. |
| Korrespondance mellem Hammer Andersen og virksomheder, der indeholder kandidatdata, | Korrespondance mellem Hammer Andersen og virksomheder, der indeholder kandidatdata, slettes efter 6 måneder - undtagen e-mails indeholdende data for ansatte kandidater igennem Hammer Andersen. Disse slettes efter 18 måneder. |
| Personoplysninger på kunder | Vi opbevarer oplysninger på vores kunder efter bogføringsreglerne, som kræver en opbevaring på 5 år + løbende kalenderåret efter regnskabsårets afslutning. |
Samtykke | Hvis vi har indhentet dit samtykke til at registrere dine Personoplysninger, så vil vi opbevare dette samtykke i henhold til gældende regler. |
Samtykke | Hvis vi har indhentet til samtykke til markedsføring, så opbevare vi samtykket, så længe, at vi anvender det og indtil to år efter, at det har været anvendt sidste gang. |
Samtykke | Hvis vi har indhentet dit samtykke til at videregive dine Personoplysninger til en virksomhed, som vi udfører en rekrutteringsopgave for, så vil vi opbevare dette samtykke i henhold til gældende regler. |
Samtykke | I samme mail giver du os samtykke til at kontakte personerne med henblik på referenceinformation, samt at vi må oplyse indholdet af samtalen skriftligt og/eller mundtligt til virksomheden, som du er i rekrutteringsforløb hos. Dit samtykke opbevares, som bevis for at vi har fået dit samtykke. |
10.3 Vi opbevarer oplysninger anonymiseret til brug for statistikker. Dette vil sige, at der ikke er tale om Personoplysninger, da oplysningerne ikke kan henføres til en fysisk per-son.
11. BØRN
11.1 Ydelsen er ikke rettet mod personer under 18 år (”Barnet”). Vi indsamler ikke Person-oplysninger om personer under 18 år med viden herom. Kontakt venligst ha@hammerandersen.com, hvis du bliver bevidst om, at et barn, som du er forælder til eller værge for, har givet os adgang til Personoplysninger uden dit samtykke, for at udøve din ret til at få indsigt i, berigtige, slette, begrænse Behandlingen af Personop-lysningerne eller gøre indsigelse mod Behandlingen.
12. DINE RETTIGHEDER
12.1 Når du er oprettet i vores CV-database eller har søgt en stilling hos os, så kan du se nogle af de Personoplysninger vi har om dig ved at logge ind med dit brugernavn og password. Du kan her selv oprette, slette og redigere i dine Personoplysninger. Du kan også lade os hjælpe dig med dette.
12.2 Du er berettiget til at anmode om indsigt i og yderligere information om Behandlingen af dine Personoplysninger, eller anmode om at vi retter, berigtiger, fuldender, sletter eller begrænser Behandlingen af dine Personoplysninger. Du er berettiget til to (2) gange om året at bede om en gratis kopi af dine Personoplysninger, som vi behandler. Vi er berettiget til at kræve et rimeligt gebyr baseret på vores administrative omkostninger, såfremt du ønsker yderligere kopier.
12.3 Du er berettiget til at få begrænset Behandlingen af dine Personoplysninger, hvis; i. du har anfægtet nøjagtigheden af Personoplysningerne, ii. behandlingen er ulovlig, og du har anmodet om en begrænsning heraf, iii. vi ikke længere har brug for dine Personoplysninger til det oprindelige formål, men vi kræver det for at etablere, udøve eller forsvare rettigheder, eller iv. en vurdering af hvilket hensyn der vejer tungest i forbindelse med en anmod-ning om sletning er i gang.
12.4 Hvor vores Behandling er automatisk og baseret på samtykke eller opfyldelse af en aftale, har du ret til dataportabilitet. Dataportabilitet betyder, at du kan modtage Person-oplysningerne, som du har givet os adgang til, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, og at du har ret til at overføre Personoplysningerne til en anden dataansvarlig.
13. KONTAKTINFORMATION
13.1 Ønsker du at udøve dine rettigheder, eller har du spørgsmål angående vores Behandling af dine Personoplysninger, bedes du kontakte Hans Hammer Andersen på e-mail på ha@hammerandersen.com eller telefon 31 444 777. Vi vil tage de fornødne skridt til at sikre din identitet, så vi udleverer Personoplysninger til den rette person. Dette kan ske ved bekræftelse via din registrerede e-mail i systemet. Såfremt dette ikke er mu-ligt, så vil vi bede dig om fremvisning af pas og/eller kørekort. I din kontakt med os bedes du venligst angive dit fulde navn, din adresse og/eller e-mailadressen, der blev anvendt til registreringen. Derudover skal vi bede dig om at angive, hvilken stilling du har søgt og hvilken virksomhed, du har søgt stillingen i.
13.2 Hvis du ønsker at klage over vores Behandling af dine Personoplysninger, har du mulighed for at indsende din klage til den kompetente lokale tilsynsmyndighed. Du kan læse mere om de lokale tilsynsmyndigheder på følgende link: https://ec.europa.eu/newsroom/article29/items/612080.
14. MEDDELELSE OM ÆNDRING AF DENNE PRIVATLIVSPOLITIK
14.1 Hvis vi foretager ændringer i denne Privatlivspolitik, giver vi dig meddelelse herom på vores hjemmeside og sender dig samtidig en mail med politikken. Såfremt ændringerne kræver dit samtykke, giver vi dig yderligere særskilt meddelelse og anmoder om dit samtykke i overensstemmelse med Gældende Persondatalovgivning.